आज के समय में अगर ईमेल/email की बात की जाए तो ऐसा कोई व्यक्ति होगा जिसको ईमेल के बारे में नहीं पता हो पर क्या आप जानते है की ईमेल भेजने में किन-किन बातो का ध्यान रखना पड़ता है या फिर किस तरिके से सही ईमेल भेजा जाता है?

आज के समय में ईमेल बहुत महत्पूर्ण भूमिका निभाता है आप चाहे प्रोफेशनल हो या कॉमन अगर इस डिजिटल दुनिया में आपको ईमेल भेजना नहीं आता है तो कही न कही आप आज के समय में पीछे चल रहे है। 

आप नौकरी करते है या आपका कोई बिज़नेस है या फिर आप अपने रिस्तेदारो से संपर्क करना चाहते है एक पत्र के माध्यम की तरह ईमेल से आप उनसे सम्पर्क कर सकते है। 

आप दो प्रकार के ईमेल लिख सकते हैं। औपचारिक और अनौपचारिक। औपचारिक में कंपनी ईमेल, सरकारी ईमेल आदि शामिल होते हैं। अनौपचारिक में रिश्तेदारों जैसे माता-पिता, बहन-भाई  और दोस्तों के ईमेल शामिल होते हैं।


How to Write a Formal/Professional email


ईमेल कैसे लिखें?

ईमेल का मतलब होता है इलेक्ट्रॉनिक मेल यानी आप  डिजिटली अपना मेल/सन्देश किसी को/किसी तक पंहुचा  रहे है। 

ईमेल लिखने से पहले आपको ईमेल में दिए गए फॉर्मेट/Format की जानकारी होनी चाहिए की ये किस काम आते है निचे एक फॉर्मेट बनाया गया जिसकी मदद से आपको यह पता लग जायेगा की किस तरह से ईमेल लिखा जाता है। 


ईमेल लिखने का फॉर्मेट/Format

From -  जो मेल भेज रहा है या जहा से मेल भेजा जा रहा है उसका ईमेल अड्रेस (email adress) 

To -  जिसको मेल भेजा जा रहा है उसका ईमेल अड्रेस(email adress)  

CC -  Carbon Copy (जब आप एक या एक से अधिक लोगो को मेल भेजते हो तो उसमे कार्बन कॉपी CC का इस्तेमाल किया जाता है। ) 

BCC -  Blind Carbon Copy (इसमें आप उसी को मेल भेजते हो जिसके मेल को छुपाना होता है। जैसे की मान लीजिये आपने 2 लोगो को मेल भेजी एक CC में और दूसरे BCC में तो जो CC वाला है उसको नहीं पता लगेगा की अपने यही मेल और किसको भेजी है।)

विषय/Subject/About -  इसमें आपको जो भी मेल भेज रहे है उसके बारे में शार्ट में लिखना है (ex- अगर आप किसी को अपने जन्मदिन पर आमंत्रित करना चाहते है तो विषय में पार्टी का निमंत्रण लिखना है। )

अभिवादन/Greeting -  जब आप किसी को पत्र लिखते है और उसमे श्रीमान,प्रिय,प्यारी (Dear) जैसे शब्दो का इस्तेमाल करते है।  

मुख्य सामग्री -  इसमें आपको अपने मेल की सारी जानकारी लिखनी होती है। 

फ़ाइल जोड़ें/Attachment -  इसमें आप मेल के साथ कोई फोटो कोई फाइल भेजना चाहे तो इसका इस्तेमाल कर के भेज सकते है। 

हस्ताक्षर/Name/Sign -  इसमें जो मेल भेज रहा है उसका नाम आता है। 


उदाहरण/Example - औपचारिक


From: abc@mail.com

To: xyz@mail.com


CC/BCC


विषय/Subject-बिजली की कटौती कम करने के लिए अनुरोध 


श्रीमान

हमारी कॉलोनी xyz में रोज़ाना बिजली के कटौती के कारण जितने भी लोग है जो घर से काम करते है वो काफी दिक्कत में है। ज्यादा बिजली की कटौती के कारण लोग काफी परेशान है और बिजली की समस्याओ से जूझ रहे है। इसलिए में आपसे अनुरोध करता हु जितनी जल्दी हो सके हमारी बिजली की कटौती में सुधार करे और हमको नियमित बिजली मुहैया करवाए। 

मुझे आशा है कि आप हमारी इस समस्या को जल्द से जल्द समस्या कर लेंगे।

धन्यवाद 

नाम/Name/sign 


उदाहरण/Example - अनौपचारिक


From: abc@mail.com

To: xyz@mail.com


CC/BCC


विषय/Subject-जन्मदिन की बधाई 


प्यारी बहना 

आशा करता हु तुम कुशलमंगल होंगे और परिवार में भी सब कुशलमंगल होंगे। आज तुम्हारा जन्मदिन है कुछ जरूरी काम होने की वजह से में घर नहीं आ पाउँगा तथा आज इस खुशी के दिन में तुम्हारे साथ शामिल नहीं हो पाउँगा पर मेरी सुभकामनाये तुम्हारे साथ है एक बार मेरी तरफ से तुम्हे जन्मदिन ही बहुत सारी बधाई। काम खत्म होते ही में घर आ जाऊंगा घर वालो को सूचित कर देना। 


तुम्हारा भाई 

नाम/Name/sign 


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अंतिम शब्द 

दोस्तों उम्मीद करता हु की इस लेख को पड़ने के बाद अब आप ईमेल लिखना समझ गए होंगे और ईमेल के बारे में भी समझ गए होंगे। अंत में इतना ही कहूंगा की जब भी आप किसी को ईमेल भेजे तो सबसे पहले जिसको भेज रहे है उसकी ईमेल अड्रेस को जांच ले और जितना हो सके उतना simple/short ईमेल लिखे धन्यवाद।